Jumat, 24 Oktober 2008

Perkembangan SIM

BAB I

PENDAHULUAN

Sistem informasi berkembang setiap saat dengan karakteristik tersendiri. Berikut ini akan diuraikan perkembangan, serta konsep dan pengertian dari sistem informasi.

A. PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Perkembangan informasi berikut akan dibagi berdasarkan karakteristiknya dalam era sepuluh tahunan sejak pengembangannya di tahun 1950-an :

1. Era 1950-an

Evolusi sistem informasi menggunakan komputer elektronik bermula di Amerika Serikat pada tahun 1951, dengan karakteristik sebagai berikut :

a. Aplikasinya bersifat klerikal rutin dan pada tingkatan operasional (penggajian, rekening dan sebagainya).

b. Bahasa pemrograman yang terbatas dan sulit digunakan.

c. Penghematan biaya pelaksanaan.

d. Diistilahkan dengan Electronic Data Processing (EDP) atau Automatic Data Processing (ADP) atau Data Processing (DP).

e. Kualitas komputer kurang akurat, sulit dioperasikan dan prosesnya lambat.

f. Arsitektur sistem informasinya berupa mesin-mesin akunting elektronik yang terpisah-pisah dengan fungsi terbatas.

g. Keluaran berupa kartu berlubang (punch card).


2. Era 1960-an

Penggunaan teknologi piringan (disk) di era ini mempunyai keuntungan :

a. Pengambilan data lebih cepat.

b. Cara akses data bermacam-macam.

Perkembangan bahasa pemrogramannya memudahkan pembuatan program-program aplikasi dan didukung oleh operating system yang mulai mengurangi intervensi manual.

Perkembangan sistem komputer pada era ini yaitu :

a. Arsitektur komputer berupa komputer besar (mainframe) sistem terpusat.

b. Dapat menggunakan terminal yang jauh dari komputer.

c. Keluaran sudah berupa cetakan dari printer.


3. Era 1970-an

Terjadi perkembangan yang pada perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) di era ini, yaitu :

a. Penggunaan komputer mikro yang lebih praktis.

b. Peralatan display yang lebih interaktif.

c. Software-software yang lebih “user friendly”.

Perkembangan teknologi database dapat merekam dan memanipulasi data, sehingga lebih efisien dan efektif. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System) mulai dirintis melalui pengembangan paket-paket spreadsheet.

Teknologi komputer dipakai pula dalam pengembangan teknologi komunikasi di kantor-kantor melalui sistem otomatisasi kantor berupa pengolahan kata (word processing), desktop publishing, surat elektronik.

Karakter-karakter sistem informasi di tahun 1960-1970 adalah :

a. Sistem informasi diprioritaskan untuk memproduksi laporan-laporan periodik bagi pengambilan keputusan manajer untuk kegiatan monitoring dan kontrol di tahun 1960-an, kegiatan perencanaan dan simulasi di tahun 1970-an.

b. Sistem informasi merupakan produk samping dari sistem pemrosesan transaksi.

c. Pada mulanya, tidak fleksibel oleh penggunaan data yang telah diproses dan tidak responsif terhadap kebutuhan informasi individu tertentu.

d.Arsitektur informasi lebih semakin kompleks berupa distribusi informasi melalui hubungan telekomunikasi antara komputer-komputer mini ukuran sedang di departemen-departemen dengan komputer besar yang terpusat.

Di masa itu, para ahli berusaha untuk menciptakan sistem informasi manajemen yang dapat memenuhi seluruh pengambilan keputusan perusahaan dan pemrosesan transaksi tetapi banyak kegagalan yang membuat citra yang kurang baik pada sistem informasi manajemen masa itu.

4. Era 1980-an

Di era ini, perkembangan arsitektur informasi lebih bersifat integral, on-line dan interaktif dalam pengambilan keputusan spesifik dari organisasi, yaitu melalui Decision Support System yang dibuat menurut pesanan dan dirintisnya sistem perencanaan strategis. Di pertengahan tahun 1980-an, organisasi-organisasi mulai merencanakan dan mengelola informasi secara strategis.

5. Era 1990an

Arsitektur sistem informasi di era terarah untuk organisasi berjaringan komputer, dimana komputer besar (mainframe) sebagai pusat informasi yang mengkoordinasi aliran informasi beberapa desktop computer dan jaringan informasi lain yang lebih kecil, contohnya penggunaan Knowledge Work System (KWS).

B. TERMINOLOGI SISTEM

Sistem merupakan kelompok yang terdiri dari komponen-komponen (fungsi, orang, aktivitas, kejadian dan sebagainya) yang saling berhubungan dan saling melengkapi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sistem bekerja dengan batasan-batasan tertentu, yaitu :

1. Seluruh komponen sistem.

2. Sumber masukan sistem.

3. Hal-hal yang mempengaruhi keluaran dari sistem.

4. Faktor-faktor eksternal dari sistem.

Saat sistem berjalan, keluaran dijadikan umpan balik sebagai metoda pengawasan. Sistem akan melakukan penyesuaian yang diperlukan terhadap data penyimpangan agar keluaran selanjutnya konsisten dengan tujuan sistem.

C. KONSEP SISTEM INFORMASI

Berdasarkan definisi Sistem Informasi Manajemen dari beberapa pakar, antara lain Gordon B. Davis dan Margrethe H. Olson (1985), George M. Scott (1986), Robert G. Murdick (dengan John C. Munson) (1986), James O. Hicks, Jr. (1987), Charles S. Parker (1989), Lary Long (1989), David Kroenke (1989), Efraim Turban (1993), Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon (1994) sebagian besar menekankan definisi Sistem Informasi Manajemen sebagai alat penghasil informasi, dilengkapi yang lain sebagai alat untuk membantu mengambil keputusan. Berdasarkan pendapat Laudon, tambahan fungsi Sistem Informasi Manajemen untuk kontrol, analisis dan visualisasi.

Berikut ini akan diuraikan sifat-sifat Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut George M. Scott.

1. SIM merupakan sistem yang komprehensif, yang berkaitan dengan :

- Sistem informasi yang dirancang khusus untuk tiap tingkatan organisasi.

- Sistem formal dan informal.

- Sistem manual dan terkomputerisasi.

- Manusia yang berhubungan dengan sistem informasi tersebut, salah satunya. adalah manajer yang berperanan penting dalam menjalankan SIM.

2. SIM adalah sistem yang terkoordinasi, dapat dilakukan oleh suatu komite pengarah atau manajer pemrosesan data secara terpusat untuk menjamin efisiensi pengoperasian SIM.

3. SIM mempunyai subsistem informasi, terdiri dari subsistem-subsistem yang terintegrasi.

4. SIM adalah sistem yang terintegrasi secara rasional, melalui program komputer, arsip-arsip, dilengkapi prosedur-prosedur manual, integrasi SIM dapat memberikan informasi lebih cepat, tepat, isi yang lengkap dan relevan.

5. SIM mengubah data menjadi informasi dengan berbagai macam cara, tergantung pada beberapa aspek antara lain karakteristik personalia organisasi, karakeristik tugas dimana informasi tersebut dibutuhkan, karakteristik penerima informasi di luar organisasi.

6. SIM dapat meningkatkan produktivitas, dengan cara :

- Membantu tugas-tugas rutin, seperti penyiapan dokumen yang efisien.

- Memberikan jasa informasi tingkat tinggi yang berkualitas lebih baik bagi organisasi dan individual.

- Memberikan peringatan dini mengenai masalah-masalah internal dan ancaman eksternal.

- Memberikan pemberitahuan dini mengenai adanya kesempatan-kesempatan yang baik.

- Mempercepat proses-proses normal organisasi.

- Meningkatkan kemampuan dalam mengahadapi masalah-masalah yang tidak diperkirakan sebelumnya.

7. SIM harus sesuai dengan gaya dan karakter manajer, termasuk perilaku personalia yang akan menggunakannya.

- Untuk tingkatan organisasi puncak, SIM dikembangkan menurut keinginan setiap individu manajer tersebut.

- Untuk tingkatan organisasi madya, SIM dibuat sesuai dengan karakteristik umum dari manajer.

- Untuk tingkatan organisasi terendah, SIM berbentuk lebih umum dimana pegawai klerikal dan operasi dapat menggunakan informasi dan berinteraksi dengan sistem informasi.

- Untuk personalia professional dan teknikal, SIM dirancang menurut spesialisasi proses-proses informasi.

8. SIM menggunakan kriteria kualitas yang telah ada, yaitu :

- Toleransi terhadap ketepatan waktu, relevansi dan akurasi dari informasi.

- SIM diharapkan menyediakan umpan balik yang memuat efisiensi dan efektivitas dari sistem itu. Selain itu juga menjadi indikator dari kehandalan SIM.

- SIM harus bisa merespon umpan baliknya. Dengan demikian, SIM dirancang agar mudah dimodifikasi.

- SIM harus selektif dalam mengijinkan pemakaian data yang bersifat umum (terbuka) dan yang bersifat rahasia (tertutup).

D. KEMAMPUAN SISTEM INFORMASI

Berikut ini akan dijelaskan mengenai kemampuan Sistem Informasi Berbasis Komputer (SIBK) yang menggunakan teknologi hardware dan software dalam melaksanakan tugasnya.

1. Menerima Masukan

Masukan adalah kumpulan data mentah yang diperoleh dari dalam maupun luar organisasi untuk diproses di dalam sistem informasi. Masukan ini dapat berupa :

a. Data mentah, contoh : rekaman transaksi, kejadian.

b. Suatu permintaan, contoh : permintaan untuk informasi.

c. Tanggapan prompt, contoh : “ya” atau “tidak”.

d. Suatu instruksi, contoh : “simpan” atau “cetak”.

e. Pesan bagi pemakai lain di dalam sistem.

f. Suatu perubahan, contoh : penyuntingan dokumen dengan pengolah kata.

2. Melakukan Pemrosesan

Pemrosesan adalah pengubahan masukan menjadi bentuk yang lebih berarti bagi pengguna melalui antara lain :

a. Penyusunan (sorting), yaitu menyusun data atau record dengan aturan tertentu.

b. Pengaksesan, penyimpanan dan pembaruan, misalnya memanggil record tertentu dari database dan mengubah data yang sudah ada.

c. Peringkasan, yaitu mengubah bentuk informasi menjadi lebih ringkas, misalnya berbentuk total atau subtotal.

d. Pemilihan, yaitu memilih record dengan kriteria tertentu.

e. Pemanipulasian, yaitu melaksanakan operasi aritmatika dan logika.

3. Menyimpan Data dan Informasi

Sistem informasi mempunyai kemampuan dalam menyimpan dan memanggil data untuk proses lebih lanjut.

4. Memproduksi dan Mendistribusi Keluaran

Keluaran adalah hasil dan distribusi dari informasi yang telah diproses untuk pengguna dalam berbagai jenis format, yaitu :

a. Hard Copy, contoh : dokumen, laporan, pesan tercetak.

b. Soft Copy, contoh : tampilan pada layar monitor.

c. Control, contoh : instruksi bagi proses-proses otomatis.

Selain itu, kemampuan teknis yang dimiliki oleh sistem informasi antara lain :

a. Pemrosesan Transaksi Secara Batch

Yaitu pemrosesan transaksi dengan pengelompokan transaksi-transaksi sejenis dalam perioda waktu tertentu dan menghasilkan suatu batch transaksi. Dengan cara ini membantu personalia pemrosesan data dapat mengontrol keseluruhan siklus dan penjadwalan pemrosesan data dengan lebih baik.

b. Pemrosesan Transaksi Tunggal

Yaitu pemrosesan transaksi yang mengutamakan peningkatan kecepatan pemrosesan yang langsung dimasukkan ke dalam sistem komputer dan langsung diproses. Contohnya : pengiriman barang dagang yang terjual dengan lebih cepat.

c. Pemrosesan Transaksi On-Line, Real Time (OLRT)

Yaitu pemrosesan transaksi yang selalu menghubungkan record files transaksi dengan komputer secara elektronis dan beroperasi dengan umpan balik yang menghasilkan data masukan berkesinambungan untuk penyesuaian proses berikutnya. Contohnya : sistem on-line pemesanan tiket pesawat terbang, dimana komputer akan memberikan jawaban diterima atau tidaknya pemesanan tersebut, serta alternatif pemesanan tiket yang lain.

d. Komunikasi Data dan Jaringan Komputer

Yaitu sistem yang menghubungkan beberapa sistem komputer melalui jaringan telekomunikasi atau metoda lain sehingga data, record files dan program dapat dikirimkan satu sama lain.

Keunggulan dari sistem ini adalah :

- Proses input data dapat dilakukan dari jarak jauh (remote data entry).

- Data yang telah diproses dapat memperbaharui record yang tersimpan.

- Dapat melakukan komunikasi jarak jauh yang efektif dan efisien melalui teleconferencing atau videoconferencing.

e. Pencarian Record dan Analisis

Yaitu proses pemeriksaan terhadap record files secara berkesinambungan sesuai dengan kebutuhan dan menampilkan record tersebut maupun hasil analisanya.

f. Pemeriksaan File (File Inquiry)

Yaitu proses pemeriksaan terhadap record files untuk mengambil informasi yang diperlukan. Dengan bahasa query, pengguna dapat mengintruksikan komputer untuk menampilkan records dengan karakteristik yang dikehendaki. Untuk mencari record dalam file bisa juga dilakukan file browsing (penjelajahan file) dan menggunakan informasi di dalamnya untuk memilih record yang akan diakses berikutnya.

g. Model-Model dan Alogaritma Keputusan

Formula-formula matematika dalam model alogaritma keputusan, seperti yang sederhana adalah konsep Economic Order Quantity (EOQ) atau yang rumit berupa model transportasi dan model optimasi secara rutin digunakan sebagai bahan SIM. Model-model ini bisa terbentuk oleh data-data dari suatu subsistem ataupun nantinya menghasilkan informasi yang menjadi masukan ke subsisem lain. Hasil dari model-model ini dapat menjadi warning report bagi pengambil keputusan terhadap hal-hal kritis yang akan dihadapi.

h. Otomatisasi Kantor

Otomatisasi kantor merupakan kemampuan komputer untuk mengotomatisasi aktivitas klerikal kantor, yang meliputi :

- Pengolah Kata (Word Processor)

Komputer memasukkan, menyimpan, memanipulasi, dan mencetak teks dalam berbagai bentuk dokumen. Kelebihanya adalah efektif dalam mengolah informasi naratif yang akan diproduksi banyak dan kemungkinan sedikit penyuntingan.

- Desktop Publising

Yaitu memproduksi dokumen professional berkualitas “publishing” dengan mengkombinasi keluaran dari pemroses kata dengan elemen-elemen perancangan, grafik dan gambar-gambar khusus.

- Surat Elektronik (Electronic Mail)

Surat elektronik adalah pesan berupa nota, surat, laporan ataupun manuskrip dari suatu buku yang dapat dikirimkan dan diterima melalui jaringan komputer antara pengguna.

- Pengolahan Gambar

Pengolahan gambar merupakan pembuatan, penyimpanan dan distribusi informasi yang berbentuk gambar. Tingkatan pengolahan gambar berdasarkan kecanggihannya adalah facsimile yang sejak tahun 1960-an telah dapat mengirim gambar melalui saluran telepon. Tingkatan kedua adalah image processor yang mengubah suatu gambar atau narasi hasil scan kamera menjadi kode digital (digitize) dan menyimpannya dalam media penyimpanan sekunder.

- Pengolahan Suara

Pengolahan suara merupakan proses digitize informasi berbentuk suara yang dapat dikirim dan diterima pengguna melalui jaringan komputer. Telepon dengan tombol tekan merupakan jenis pengolah suara voice message switching. Pengolah suara teleconferencing (konferensi jarak jauh), selain suara juga bisa menampilkan gambar pengguna, dokumen-dokumen atau gambar-gambar lain.

- Sistem Informasi Kantor

· Kalender

Informasi mengenai jadwal kegiatan organisasi dapat disebarkan melalui sistem kalender komputer yang on-line dan mempunyai database sentral keseluruh pengguna sistem.

· Direktori Perusahaan

Berupa data dasar komputer berisi struktur organisasi dan keterangan-keterangan identitas anggota organisasi. Dengan sistem ini, data lebih mudah dicari dan diperbaharui daripada menggunakan sistem manual.

· Sistem-Sistem Lain

Seperti nota pribadi, catatan harian, tikler file (arsip untuk diingat kembali yang bekerja otomatis dalam mengingatkan pengguna saat mengoperasikan sistem.

E. JENIS-JENIS SIM DI DALAM SUATU ORGANISASI

Sistem Informasi Manajemen terdiri atas sekumpulan sistem yang menyediakan informasi, saling mendukung antara fungsi satu sistem dengan sistem lain untuk mencapai suatu output yang sesuai dengan visi dan misi organisasi.

Sistem Informasi Manajemen menggunakan database umum yang akan mengurangi redundancy data (duplikasi data yang berlebihan) sehingga aktivitas-aktivitas organisasi terkoordinasi dengan lebih baik dan teratur.

Beberapa tipe sistem informasi utama yang saling berhubungan dan terintegrasi, yaitu :

1. Sistem Pengolahan Transaksi (SPT) atau Transaction Processing System (TPS)

Merupakan sistem komputerisasi yang menyelenggarakan dan menyimpan transaksi rutin harian dalam menjalankan perusahaan. Contohnya : input data pemesanan penjualan, sistem pemesanan hotel, penggajian, penyimpanan data personalia, pengiriman.

Dua hal penting dalam penggunaan SPT adalah :

a. SPT memberi batas dan menghubungkan antara organisasi dan lingkungannya, sehingga menghasilkan input dan output organisasi.

b. SPT merupakan indikator kinerja organisasi melalui informasi dari sistem-sistem dengan lingkungannya.

2. Sistem Kerja Pengetahuan (SKP) atau Knowledge Work System (KWS)

SKP merupakan sistem integrasi pengembangan dan kreativitas organisasi dalam ilmu pengetahuan yang berkaitan dengan kinerjanya.

3. Sistem Otomatisasi Kantor (SOK) atau Office Automation System (OAS)

SOK merupakan aplikasi teknologi informasi yang mengatur aktivitas koordinasi dan komunikasi di kantor dalam meningkatkan produktivitas organisasi. Ini akan sangat membantu pekerja yang menjalankan proses dan menyediakan data-data organisasi yang diperlukan. Aktivitas SOK berbentuk pengelolaan dokumen, komunikasi dan penjadwalan secara elektronik.

4. Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau Management Information System (MIS)

SIM merupakan ringkasan informasi dari SPT, yang disediakan bagi tingkatan manajer dalam menjalankan fungsi perencanaan, pengawasan dan pengambilan keputusan. Hasil pengolahan SIM cocok digunakan untuk merepresentasikan kinerja organisasi secara ringkas dan relevan.

5. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS)

SPK merupakan fasilitas yang menghasilkan alternatif-alternatif pengambilan keputusan bersifat semi terstruktur, unik, berubah dengan cepat dan tidak mudah diidentifikasikan bagi tingkatan manajer. Prinsip kerjanya adalah mengambil informasi dari SPT dan SIM dan bisa juga dari informasi eksternal. SPK bersifat “user friendly” sehingga lebih interaktif dan mudah diakses. Untuk mencapai efektivitas dan efisiensi dalam pengambilan keputusan yang diperlukan cepat dari pendapat orang-orang dalam organisasi, maka manajer menggunakan Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (SPKK).

6. Sistem Pakar (SP) atau Expert System (ES)

Sistem Pakar merupakan suatu sistem yang mampu menyediakan keputusan berdasarkan inteligensi buatan (artificial intelligence) dari input ilmu pengetahuan dan keahlian manusia atas masalah tertentu yang dianggap sulit untuk diputuskan. Contohnya : aplikasi diagnosa medis, aplikasi konfigurasi komputer, aplikasi perencanaan korporasi aplikasi saran-saran perpajakan.

7. Sistem Pendukung Eksekutif (SPE) atau Executive Support System (ESS)

SPE merupakan sistem yang menunjang pengambilan keputusan yang bersifat tidak terstruktur di tingkatan strategis organisasi dengan memadukan data-data eksternal dengan ringakasan informasi internal dari SIM dan SPK. SPE mempunyai software yang sangat canggih dan dapat menciptakan lingkungan komunikasi dan komputasi yang cepat dan bersifat umum, misalnya pengiriman hasil pengambilan keputusan ke kantor eksekutif senior atau ke ruang pertemuan.

8. Komputer Syaraf (Neural Computer) atau Jaringan Syaraf Buatan (Artificial Neural Networks)

Komputer Syaraf (Neural Computer) merupakan sistem pengambilan keputusan suatu masalah yang memperlengkapi informasi parsial dengan informasi pelengkap dari masalah serupa yang terjadi sebelumnya.

Sistemnya menyerupai pola pikir manusia yang mengambil keputusan mengacu pada pengalamannya sehingga dinamakan juga Jaringan Syaraf Buatan (Artificial Neural Networks).

F. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI DALAM ORGANISASI

Organisasi besar cenderung mampu membangun SIM yang canggih dibandingkan SIM pada perusahaan kecil. Selain itu, hal-hal yang dapat mempengaruhi pengembangan SIM dalam organisasi adalah :

1. Tradisi dan pola evolusi organisasi, dimana suatu karakter dari pemegang kendali sistem komputer akan dominan pengaruhnya dalam organisasi.
Gaya manajemen organisasi, dimana tingkat kerumitan pengelolaan organisasi akan menghasilkan SIM yang sebanding pula.
Bentuk manajemen, lebih mengarah kepada paham organisasi (sentralisasi, desentralisasi, koordinatif, berdasarkan lini produk, fungsional, struktur matriks).

4. Sifat lini produk, misalnya :

a. Produk-produk teknologi tinggi dan kompleks.

b. Produk-produk yang beraneka ragam dan tipenya berbeda-beda.

c. Produk-produk yang beraneka ragam dan tipenya sama.

d. Produk-produk yang mempunyai pasar berbeda-beda.

e. Produk-produk yang mempunyai proses produksi berbeda-beda.

Komponen-Komponen SIM

KOMPONEN-KOMPONEN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem Informasi Manajemen terdiri atas komponen-komponen sebagai berikut :

1. Hardware (Perangkat Keras)

Input (masukan) dan output (keluaran) mendasari komponen perangkat dari sistem informasi manajemen.


Input and output devices constitute the hardware components of Management Information System (MIS).

2. Software (Perangkat Lunak)

Software merupakan program dan aplikasi yang mengubah bentuk data ke dalam bahasa pemrograman yang akan diolah dalam proses.


Software is the programs and applications that convert data into machine-readable language.

3. Procedures (Prosedur-Prosedur)

Prosedur-prosedur merupakan tatanan aturan atau petunjuk, di mana suatu organisasi mendayagunakan sistem informasi berbasis komputer.


Procedures are sets of rules or guidelines, which an organization establishes for the use of a omputer-based information system.

4. Personnel (Personil)

Personil dalam Sistem Informasi Manajemen meliputi ahli komputer, manajer, pengguna, analis (penganalisa), programmer (penyusun program), manajer database (manajer basis data) dan jabatan-jabatan berkaitan dengan komputer yang memanfaatkan sistem informasi berbasis komputer


The personnels in a Management Information System are the computer experts, managers, users, analysts, programmers, database managers, and many other computer professionals who utilize the computer-based information systems